CC ou CCi : Apprenez à bien remplir ces champs d’e-mails
Même si vous avez l’habitude d’envoyer des emails, vous ne connaissez peut-être pas toutes les subtilités de ce mode de communication : quelles sont les raisons d’indiquer le récipiendaire dans une zone ou une autre ? Qu’en est-il de CC et CCI, ces sigles énigmatiques ? Doit-on vraiment préciser l’ « objet » de notre missive électronique ? Avec ce guide, vous saurez tout sur l’art de bien remplir les zones d’un email !
L’importance des champs CC et CCi
Avez-vous déjà pensé en appuyant sur « Envoyer » ? L’envoi d’un simple email peut être l’origine d’une confusion sans fin. Imaginez la situation suivante : alors que vous venez de rédiger un email privé en réponse à un courrier électronique destiné à plusieurs individus, vous cliquez accidentellement sur « répondre à tous » au lieu de « répondre » uniquement. Et voilà que tout le monde reçoit votre mot intime.
Pire encore : votre patron vous confie la tâche d’envoyer un email collectif, mais en masquant les adresses des autres récipiendaires. Or, vous qui ne maîtrisez pas la distinction entre CC et CCI, vous avez simplement inséré les adresses électroniques de vos collègues dans la zone « À ». Et au vu de la réaction de votre superviseur, c’était manifestement une mauvaise décision.
Que vous soyez un employé lamba travaillant sur ordinateur ou un ingénieur informatique, cela n’a pas d’importance : cette erreur peut être commise par quiconque ne connaît pas le processus d’écriture de l’email. Cet article est donc là pour vous aider, et vous éviter les futures boulettes électroniques !
Le champ « À » pour le ou les récipiendaire(s)
Observons ces zones qui se trouvent tout en haut de votre formulaire d’email : vous y trouvez, en principe, un champ destinataire, nommée « À », un champ « Objet », et des champs « CC » et « CCI », qui peuvent être situées à droite de la zone « À » (sur Gmail) ou juste en dessous (sur Yahoo).
La zone « À » : c’est la zone qu’il faut manipuler avec le plus de précautions, et celle qui est généralement utilisée sans trop de réflexion. Tous les récipiendaires que vous inscrivez dans cette zone verront leur adresse email être diffusée auprès de tous les autres qui le recevront.
Le plus judicieux est de limiter cette zone à quelques récipiendaires (une dizaine maximum) qui se connaissent déjà. Par exemple, dans le cadre d’un envoi groupé, vous pouvez créer des groupes de personnes par département, par affinité ou par intérêt pour le sujet de l’email, et procéder à l’envoi en plusieurs étapes
Distinguer CC et CCi
Voici le deuxième point clé. La distinction entre CC et CCI peut être difficile à comprendre au premier abord, peut-être à cause de leur similitude ; mais, croyez-nous, c’est la lettre « i » a beaucoup d’importance !
- La zone « CC » veut dire « copie carbone ». On y place les récipiendaires secondaires. Leur rôle est simplement d’être informé, comme on dit. Celui qui reçoit une copie peut être un superviseur ou un responsable qui apprécie d’être tenu au courant sans nécessairement avoir à réagir.
- La zone « CCI », signifie « copie carbone invisible ». Voilà la zone que vous connaissez probablement le moins, que vous utilisez donc probablement peu, mais que vous devez vraiment commencer à utiliser ! Chaque adresse insérée ici reste invisible aux yeux des autres récipiendaires.
La distinction entre CC et CCI réside dans le fait que, dans le premier cas, les adresses de tous les récipiendaires sont visibles par tous (comme pour la zone « À ») ; tandis que ce n’est pas le cas avec le CCI, qui cache toutes les adresses qui y sont insérées.
Avec la zone « CCI », vous avez un double avantage : faire en sorte que chaque récipiendaire se sente unique (pratique pour personnaliser un envoi groupé), et empêcher n’importe qui de voir et d’utiliser les adresses électroniques des autres récipiendaires. La distinction entre CC et CCI est ainsi essentielle pour le respect de la vie privée
Faut-il que tout mail ait un « objet » ?
L’oubli de l’ « objet » dans un mail fait parfois figure de crime de lèse-majesté. Pour ce site dédié à l’emploi, par exemple, une telle omission peut tout bonnement vous empêcher d’être remarqué par le destinataire, ou avoir pour conséquence d’envoyer votre courriel directement dans la Corbeille ou dans les Spams.
Il est vrai que tout mail sérieux s’accompagne d’un « objet ». Difficile de faire autrement dans la grande majorité des cas, surtout dans un cadre professionnel : communication auprès des collègues ou de la direction, invitation à un événement, candidature à un emploi, communiqué de presse, etc. À défaut d’objet clair et précis, ces messages risquent fort de n’être pas ouverts.
Un objet est une sorte de titre pour votre mail, c’est-à-dire à la fois un résumé de son contenu (« Compte rendu de la réunion » ou « Lancement d’un nouveau parfum ») et une manière d’attirer l’attention du lecteur (« Ouvrez ce mail pour gagner mille euros ! »). Vous pouvez, par contre, vous en passez dans le cadre d’une communication personnelle ou intime (famille, amis, etc.).
Vous trouverez sur cette page d’autres fonctions internes au mail qu’il est intéressant de connaître (pièces jointes, accusé de réception, champs « répondre » et « répondre à tous », etc.).
Une astuce pour utiliser la distinction entre CC et CCI de manière judicieuse
Pour finir, une petite astuce. Si, dans l’absolu, une seule des trois zones (« À », « CC » et « CCI ») doit être rempli pour que l’email puisse être envoyé, en pratique, certains logiciels d’emailing peuvent refuser d’envoyer votre courrier électronique si la zone « À » n’est pas complétée. Ceci se produit même si vous avez déjà inséré des adresses dans l’une des deux autres zones. Mais maintenant que vous connaissez la distinction entre CC et CCI, vous avez pris soin de masquer les adresses de tous vos récipiendaires en utilisant le CCI. Si vous devez malgré tout compléter la zone « À », vous allez devoir déroger à votre règle de discrétion et révéler l’identité de l’un de vos récipiendaires. Que faire ?
La solution est simple : contournez la contrainte ! Laissez tous vos récipiendaires en CCI et remplissez « À » uniquement avec votre propre adresse email. Celle-ci apparaîtra de toute façon pour chacun de vos récipiendaires dans la zone de l’expéditeur ! Le seul bémol, c’est que vous recevrez vous-même votre mail. Des dégâts limités, donc !
Il est important de bien maîtriser la correspondance numérique pour une communication efficace. Le monde numérique d’aujourd’hui nécessite une compréhension approfondie de divers aspects qui peuvent sembler triviaux à première vue, mais qui ont un impact significatif sur notre façon de communiquer.
Les zones « À », « CC » et « CCI » font partie de ces subtilités. Leur compréhension et leur application correcte permettent une correspondance respectueuse et privée, en préservant la confidentialité des interlocuteurs.
Les erreurs, comme la diffusion involontaire d’informations, peuvent causer un malaise non nécessaire. Imaginez un scénario où une note privée devient publique, ou où des adresses sont partagées sans le consentement des propriétaires. Ces situations peuvent être évitées avec la connaissance adéquate.
Aussi, une bonne organisation dans la façon dont vous communiquez renforce votre professionnalisme. Vous transmettez l’image d’une personne organisée et respectueuse, ce qui est essentiel dans les relations professionnelles. De plus, cela améliore l’efficacité de votre correspondance.
Enfin, cela peut paraître anodin, mais la maîtrise de ces zones renforce votre compétence en communication numérique. Une compétence précieuse à l’ère de la digitalisation. Ce savoir-faire est non seulement utile au quotidien, mais aussi dans l’évolution de votre carrière.
Ainsi, plus qu’une simple formalité, ces zones sont des éléments essentiels de votre correspondance numérique. C’est un petit détail qui fait une grande différence. Alors, la prochaine fois que vous rédigez une correspondance, n’oubliez pas de vérifier et d’utiliser ces zones correctement. Elles sont là pour vous aider à communiquer efficacement et respectueusement.
J’espère que ce guide vous a aidé à comprendre l’importance de l’usage approprié des zones de votre formulaire d’email. Ne soyez plus jamais pris au dépourvu et faites un usage éclairé de CC et CCI !
