Quelle carte bancaire d’entreprise choisir ?
S’il est vrai que la gestion des dépenses professionnelles liées à un voyage d’affaires n’est pas une tâche aisée, il n’est pas moins vrai que la tâche devient plus facile avec un moyen de paiement rapide et sûr. D’autant plus, lorsque ce moyen s’accompagne d’une solution de gestion simplifiée des frais professionnels. La carte bancaire d’entreprise en tant qu’outil de paiement efficace doit néanmoins être bien choisie pour répondre aux besoins de chaque entreprise. Voici comment faire le bon choix !
Quels sont les critères à prendre à compte pour choisir la carte bancaire adaptée à votre entreprise ?
Avant de choisir une carte de paiement professionnelle comme la carte Expensya, certains critères doivent être pris en compte. Vous devez savoir le nombre de cartes qu’il vous faut, le plafonnement de débit et le type de débit que les différentes offres vous proposent. Vous devez déterminer à l’avance la nature de la carte bancaire d’entreprise (virtuelle ou physique).
Ensuite, vérifiez si les différentes offres vous proposent un logiciel de gestion efficace des dépenses. Ce critère vous permet d’optimiser la gestion de vos dépenses (frais de notes, frais généraux, forfaits, dépenses en ligne, frais kilométriques, ordres de mission…). Optez également pour une solution à même de vous permettre un paramétrage libre et personnalisé des cartes d’entreprise. Ce n’est qu’après cela que vous pouvez choisir une des 4 cartes de paiement professionnelles suivantes.
La carte bancaire professionnelle Business
Cette carte est conçue pour une cible bien plus restreinte. La carte bancaire d’entreprise convient aux petites et moyennes entreprises PME (artisans, indépendants, professions libérales, moyennes structures…). Encore appelée carte à débit « entreprise », elle est individuellement confiée aux personnes occupant certains postes importants de l’entreprise (dirigeants d’entreprise, chefs service des achats, directeurs du service de réservation de voyages d’affaires).
En optant pour cette carte d’affaires, vous faites le choix d’un outil de paiement capable de vous proposer un récapitulatif des dépenses de vos collaborateurs. Vous pouvez également différer les retraits de la banque jusqu’à une durée de 1 mois. La carte bancaire d’entreprise Business débite de différents comptes de l’entreprise de façon immédiate ou différée pour régler les frais professionnels liés aux achats non récurrents de l’entreprise.
La carte bancaire Corporate
Si vous dirigez une grande entreprise ou une multinationale, la carte de paiement Corporate s’adresse à vous et vos salariés qui effectuez des déplacements professionnels réguliers à l’intérieur ou hors du pays. Elle se présente comme un véritable outil de simplification des dépenses professionnelles en ce qu’elle permet au financier de contrôler, d’analyser et de suivre les frais professionnels engagés par chaque collaborateur.
Grâce à la carte bancaire d’entreprise Corporate, vous pouvez effectuer tous vos abonnements téléphoniques et Internet, vos réservations d’hôtel, de billets d’avion et de train… Elle vous soustrait de l’archivage manuel de vos dépenses, étant donné qu’elle enregistre vos opérations pour servir à l’établissement de notes de frais. Elle facilite également les achats faits avec des devises étrangères constituant ainsi un gain de temps considérable pour vos salariés.
La carte bancaire virtuelle
Si vous recherchez un moyen de paiement de frais de voyages d’affaires dématérialisé, il vous faut la carte virtuelle. Une telle carte bancaire d’entreprise est synonyme de gain de temps, de rapidité, de sécurité et de fiabilité. En effet, la carte virtuelle permet aux collaborateurs de régler en ligne les frais des charges professionnelles relatives à leur voyage, et ce, depuis le compte de l’entreprise.
Ainsi, vos collaborateurs peuvent faire leurs réservations préalablement à leur départ. Ils peuvent également régler leurs dépenses sans se déplacer et sans devoir avancer des frais. Bien évidemment, cela avantage le service comptable qui peut surveiller de près les dépenses engagées par chaque collaborateur et accéder aux données de leurs différentes opérations bancaires. Par conséquent, la carte bancaire d’entreprise permet de limiter les risques de fraude et de refacturation de frais.
La carte logée
Comme la carte bancaire virtuelle, cette carte bancaire est un moyen de paiement dématérialisé. Elle est logée parce que le compte bancaire auquel elle est associée est enregistré sur le serveur informatique du prestataire (agence de voyages, agence de location de voiture ou tout autre prestataire de services externe). Elle est principalement utilisée pour le paiement des frais professionnels de réservation de voyages réalisés dans le cadre professionnel.
Avec une telle carte bancaire d’entreprise, vos collaborateurs n’ont plus d’avance de frais à faire pour supporter leurs dépenses professionnelles. En plus, vous pouvez facilement établir des factures en contrôlant l’historique des opérations de vos collaborateurs. Il s’agit là d’un excellent outil de gestion facilitée des dépenses professionnelles.
