L’art de bien utiliser les champs dans les e-mails

Même si vous avez l’habitude d’envoyer des e-mails, vous ne connaissez peut-être pas toutes les subtilités de ce mode de communication : quelles sont les raisons d’indiquer le destinataire dans un champ ou dans un autre ? Quelle est la différence entre CC et CCI, ces sigles mystérieux ? Et doit-on vraiment préciser l’ « objet » de notre courriel ? Avec ce guide, vous saurez tout sur l’art de bien remplir les champs d’un e-mail !

Comment un banal e-mail peut provoquer une tempête

Y avez-vous déjà réfléchi en appuyant sur « Envoyer » ? Le départ d’un banal e-mail peut être la source d’une inextricable confusion. Imaginez la situation suivante : alors que vous venez de rédiger un mail personnel en réponse à un message destiné à plusieurs personnes, vous cliquez par mégarde sur « répondre à tous » au lieu de « répondre » tout court. Et voilà que tout le monde reçoit votre mot intime.

Pire encore : votre patron vous confie la tâche d’envoyer un mail collectif, mais en cachant les adresses des autres destinataires. Or, vous qui ne connaissez pas la différence entre CC et CCI, vous avez simplement copié-collé les coordonnées électroniques de vos collègues dans le champ « À ». Et la vu la tête que fait le chef, c’était manifestement une mauvaise décision.

Que vous soyez un employé lambda travaillant sur ordinateur ou ingénieur informatique n’y change rien : n’importe qui peut faire ce genre d’erreur par méconnaissance du protocole d’écriture du mail. Cet article est donc là pour vous aider, et vous éviter les futures boulettes électroniques !

Le champ « À » pour le ou les destinataire(s)

Observons ces champs qui se trouvent tout en haut de votre formulaire de mail : vous y trouvez, en principe, un champ destinataire, nommé « À », un champ « Objet », et des champs « CC » et « CCI », qui peuvent se trouver à droite du champ « À » (sur Gmail) ou juste en-dessous (sur Yahoo).

Le champ « À » : c’est le champ qu’il faut manipuler avec le plus de précautions, et celui qu’on utilise, en général, avec le plus de désinvolture. Tous les destinataires que vous inscrivez dans ce champ verront leur adresse mail être diffusée auprès de toutes les autres personnes qui le recevront.

Le mieux est encore de réserver ce champ à des destinataires en petit nombre (une dizaine maximum) et qui se connaissent déjà entre eux. Dans le cadre d’un mailing d’entreprise, vous pouvez par exemple former des groupes de gens par service, par affinité ou par intérêt pour le sujet du mail, et envoyer en plusieurs fois.

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La différence entre CC et CCI

Voilà l’autre objet du délit. La différence entre CC et CCI n’est pas évidente à saisir au premier abord, peut-être parce qu’une seule petite lettre les sépare ; mais, croyez-nous, c’est une lettre qui a beaucoup d’importance !

  • Le champ « CC » veut dire « copie carbone ». On y place les destinataires secondaires. Ils ne sont pas concernés au premier chef par le contenu du courriel, vous souhaitez simplement les tenir au courant, « pour info », comme on dit. Le destinataire en CC peut être le chef de service ou le manager, par exemple, qui aime être informé de tout ce qu’il se passe sans être nécessairement amené à répondre.
  • Le champ « CCI », signifie « copie carbone invisible ». Voilà le champ que vous connaissez certainement le moins, que vous utilisez de fait sans doute peu, mais dont vous devez absolument prendre l’habitude ! Chaque adresse placée ici reste invisible aux yeux des autres destinataires.

La grosse différence entre CC et CCI, c’est que, dans le premier cas, les adresses de tous les destinataires sont visibles aux autres (comme pour le champ « À ») ; tandis que ce n’est pas le cas avec le CCI, qui dissimule toutes les adresses qui y sont placées.

Avec le champ « CCI », vous avez ainsi un double avantage : faire en sorte que chaque destinataire se sente unique (pratique pour un personnaliser un envoi multiple), et empêcher n’importe qui de voir et d’utiliser les coordonnées électroniques des autres destinataires. La différence entre CC et CCI est ainsi essentielle au respect de la vie privée.

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Faut-il que tout mail ait un « objet » ?

L’oubli de l’ « objet » dans un mail fait parfois figure de crime de lèse-majesté. Pour ce site dédié à l’emploi, par exemple, une telle omission peut tout bonnement vous empêcher d’être remarqué par le destinataire, ou avoir pour conséquence d’envoyer votre courriel directement dans la Corbeille ou dans les Spams.

Il est vrai que tout mail sérieux s’accompagne d’un « objet ». Difficile de faire autrement dans la grande majorité des cas, surtout dans un cadre professionnel : communication auprès des collègues ou de la direction, invitation à un événement, candidature à un emploi, communiqué de presse, etc. À défaut d’objet clair et précis, ces messages risquent fort de n’être pas ouverts.

Un objet est une sorte de titre pour votre mail, c’est-à-dire à la fois un résumé de son contenu (« Compte rendu de la réunion » ou « Lancement d’un nouveau parfum ») et une manière d’attirer l’attention du lecteur (« Ouvrez ce mail pour gagner mille euros ! »). Vous pouvez, par contre, vous en passez dans le cadre d’une communication personnelle ou intime (famille, amis, etc.).

Vous trouverez sur cette page d’autres fonctions internes au mail qu’il est intéressant de connaître (pièces jointes, accusé de réception, champs « répondre » et « répondre à tous », etc.).

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Une astuce pour utiliser la différence entre CC et CCI à bon escient

Pour finir, une petite astuce. Si, dans l’absolu, un seul des trois champs (« À », « CC » et « CCI ») doit être rempli pour que le mail puisse être envoyé, en pratique, certains logiciels de mailing peuvent refuser de faire partir votre courriel faute d’avoir rempli le champ « À ». Y compris si vous avez déjà écrit dans l’un des deux autres champs.

Sauf que maintenant que vous connaissez la différence entre CC et CCI, vous avez pris soin de dissimuler les adresses de tous vos destinataires en passant par le CCI. S’il vous faut remplir le champ « À » malgré tout, vous allez devoir déroger à votre règle de discrétion et révéler l’identité de l’un de vos destinataires. Que faire ?

La solution est toute simple : contournez la contrainte ! Laissez tous vos destinataires en CCI et ne remplissez « À » qu’avec votre propre adresse mail. Celle-ci apparaîtra de toute façon pour chacun de vos destinataires dans le champ de l’expéditeur ! Le seul bémol, c’est que vous recevrez vous-même votre mail. Des dégâts limités, donc !

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